Reflexión
Orientación sobre presupuesto por el Prof. Jorge Ortiz Malavé
Administrar una pequeña unidad de información es tarea difícil, pero administrar una unidad de presupuesto de todo un recinto universitario, definitivamente también lo es. Durante la clase de hoy recibimos la visita del profesor Jorge Ortiz Malavé, Jefe de Adquisiciones del Sistema de Bibliotecas (SB) del recinto universitario de Rio Piedras, de la Universidad de Puerto Rico (UPR-RP). Tuvimos el honor de recibir una orientación sobre el panorama presupuestario en la adquisición de recursos de información en el SB de la UPR-RP.
La experiencia fue muy significativa ya que logré comprender mucho mejor la forma en que se trabajan las adquisiciones del SB, lo que hasta el presente era completamente desconocido para mí y muchas veces me causó curiosidad. Me gustó mucho la forma clara y directa en que el Prof. Ortiz nos explicó varios asuntos relativos a su unidad de trabajo. Uno de éstos, el hecho de que en su unidad no se tramita ni somete ningún tipo de presupuesto, sino que ellos reciben y manejan el presupuesto asignado; aunque por otra parte, a él le corresponde someter peticiones y formularios de gastos, a modo de recomendaciones para la asignación de ese presupuesto. Nos dijo que quien tramita la solicitud de presupuesto a nivel de rectoría es el Departamento de Asuntos Presupuestarios, en la oficina del Decano. Como Jefe de adquisiciones maneja un presupuesto para 23 unidades de información que sirven al 97% de los programas académicos de la UPR-RP, en un total de 3.27 millones en fondos recurrentes y no recurrentes, lo que definitivamente es una suma muy grande.
Durante la orientación el Prof. Ortiz nos presentó una cantidad de tablas con las cifras de los presupuestos recibidos en los últimos años, así como unas gráficas comparativas en las que nos mostró como ha disminuido la cantidad de presupuesto, ante la crisis económica del país, así como la reducción de algunos recursos de información a causa de los altos costos de las bases de datos y otros servicios. Por otro lado, uno de los datos más significativos que nos dio, fue que según los estándares de ACRL y REBIUN, entre un 5%- 6% del presupuesto total de la universidad debe ser para las bibliotecas, por lo que el recinto está por debajo y no cumple con lo señalado, ya que sólo se le ha asignado un 3.81% del mismo. Otro dato muy significativo, es que para conocer los costos de las subscripciones para revistas debemos ver Library Journal porque aparecen cada año, entre los meses de mayo a agosto; lo que me parece que es una herramienta importante para todo administrador de una unidad de información. También nos brindó información valiosa sobre el trabajo con las bases de datos, los costos de éstas y las consideraciones que debemos tener al seleccionarlas, aspecto importante, ya que estos temas no los he trabajado en ningún curso de la maestría, y considero que son de suma importancia.
Entiendo que la posición del Prof. Ortiz, como jefe de adquisiciones conlleva un gran compromiso, ya que en sus manos se encuentra la responsabilidad de manejar aspectos, que en muchos casos recae la acreditación de la universidad y sus distintas facultades. Considero que su estilo de trabajo es muy activo, demuestra responsabilidad, entrega e inventiva ante las circunstancias. La fórmula que generó, llamada por sus colegas “la fórmula de Jorge”, es muestra de ello. En la misma se trabaja la asignación de presupuesto para asegurar equidad en la repartición del presupuesto para cada unidad. Esta fórmula también le permite trabajar de una forma más rápida y organizada, ante la situación de reducción de personal que sufrió su unidad de trabajo. Definitivamente hacen falta experiencias de este tipo para que logremos comprender cuán grandes e importantes son las tareas de un administrador, las responsabilidades que conlleva y la toma de decisiones que tendrá un impacto en toda una institución. Siento que la orientación completó mis expectativas y me clarificó dudas que hace mucho tiempo me había formulado y no las había contestado, por lo que describa ésta como una excelente experiencia.
